Das Forschungszentrum Jülich adressiert mit seiner Mission einer nutzeninspirierten Grundlagenforschung die großen, gesellschaftlichen Herausforderungen unserer Zeit und forscht hierzu in den Bereichen Energie, Information und Bioökonomie. Der Vorstand (VS) führt die Geschäfte des Forschungszentrums Jülich GmbH nach Maßgabe des Gesellschaftsvertrags. Er gliedert sich in die Vorstandsbereiche “Wissenschaft; Außenbeziehungen, “Infrastruktur” und zwei wissenschaftliche Geschäftsbereiche. Sie möchten durch Ihre Arbeit einen Beitrag zu diesen Themen leisten und unsere Vorstandsvorsitzende mit Ihrer Expertise und Ihrem Organisationsgeschick unterstützen? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!
Ihre Aufgaben
- Selbstständige Erledigung allgemeiner administrativer Aufgaben für die Vorstandsvorsitzende
- Terminmanagement mit Terminplanung und -koordination unter Berücksichtigung von Prioritäten sowie zeitlichen und logischen Zusammenhängen. Zudem Organisation von Terminen und Veranstaltungen des Vorstandsbereichs und Vorbereitung entsprechender Unterlagen
- Betreuung und Weiterentwicklung des digitalen Ablagesystems zur Aufbereitung und Verfolgung termin- und themenrelevanter Unterlagen
- Planung sowie Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen im In- und Ausland
- Betreuung von nationalen und internationalen Gästen inklusive aktive Unterstützung der Reiseplanung sowie Prüfung der Abrechnungsunterlagen auf Vollständigkeit
- Bearbeitung, Aufbereitung und Verteilung der Eingangspost sowie eingehender Anfragen und Informationen in deutscher und englischer Sprache
- Erstellung und/oder Prüfung von allgemeinen Schriftstücken, Notizen und Präsentationen sowie interner und externer Korrespondenz (selbstständig und nach Vorgaben in Deutsch und Englisch)
- Verwaltung und Pflege von Kontaktdaten und anderen relevanten Informationen
- Enger fachlicher Austausch mit den anderen Vorstandssekretariaten, den Vorstandsreferent:innen, dem Vorstandsbüro sowie internen und externen Ansprechpersonen
Arbeitsfeld
Büro
Art der Stelle
Vollzeit
Start ab
ab sofort
Anstellungsdauer
befristet
Arbeitsplatzmodell
Hybrides Arbeiten
Ihr Profil
- Wünschenswert ist eine mit guten Ergebnissen abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung, beispielsweise als Kaufmann für Büromanagement (w/m/d)
- Umfangreiche Kenntnisse und Erfahrungen in der selbstständigen Übernahme und Organisation von Sekretariats- und Administrationsaufgaben
- Freude an der serviceorientierten Unterstützung der Vorstandsvorsitzenden und an einer kooperativen, teamorientierten Zusammenarbeit mit den Kolleginnen und Kollegen
- Gepflegte Umgangsformen sowie ein freundliches, verbindliches und überzeugendes Auftreten
- Überdurchschnittliches mündliches und schriftliches Kommunikationsvermögen in deutscher und englischer Sprache
- Äußerst sorgfältiger Arbeitsstil, eine strukturierte und systematische Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Belastbarkeit, Leistungsbereitschaft und Vertrauenswürdigkeit
Dieses Unternehmen zählt für besonderen Einsatz zu Standortmarketing & Mitarbeitergewinnung im Rahmen der jüwork-jülife.™ Kampagne für den Standort Jülich zu den Top Unternehmen 24.
Adresse Hauptsitz
Forschungszentrum Jülich
Wilhelm-Johnen-Straße
52428 Jülich
Kontakt (allgemein)
Kontakt (Personalabteilung)
Henning Eggert
Teamleitung Personalmarketing im Geschäftsbereich Personal
E karriere@fz-juelich.de
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Das bieten wir Ihnen
- Strukturiertes Onboarding
- Flexible Arbeitszeitmodelle
- Möglichkeit zum Homeoffice
- Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
- Exzellente wissenschaftliche Infrastruktur
- Beratungsangebote des Career Center & Postdoc Office
- Karriereplanung und Mentoring
- Möglichkeiten zur Fort- und Weiterbildung
- Vergütung und Sozialleistungen nach TVöD Bund
- Zusätzliche betriebliche Altersvorsorge
- 30 Tage Urlaub (bei Vollzeitbeschäftigung) & freie Brückentage
- Grüner Campus und Sportangebote
- Führungsleitbild und Kompetenzmodell
- Unterstützungsangebote für Führungskräfte
- Angebot jährlicher Orientierungsgespräche
- Interdisziplinäre und internationale Teams
- Förderung von Diversity & Inclusion
Jülich ist zu klein
für seine Größe.
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Das bietet Jülich für
*Die Einteilung von Menschen in Altersgruppen bietet eine sinnvolle Möglichkeit, Interessen und Aktivitäten besser zu organisieren und anzupassen. Dies ermöglicht, dass Gleichgesinnte mit ähnlichen Lebenserfahrungen und Bedürfnissen zusammenkommen, um soziale Interaktion und gemeinsame Aktivitäten zu fördern. Allerdings sollte beachtet werden, dass diese Einteilung nicht immer universell gültig ist, da wir Menschen unterschiedliche Interessen und Neigungen haben. Ein Kleinkind mag beispielsweise auch Spaß am Seniorenbingo haben. Trotzdem haben wir diese Aktivität nicht dort kategorisiert. Die Zuordnung dient lediglich als Orientierung!
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