Verwaltung
Administrative:r Assistent:in im Sekretariat / Office Manager:in in Teilzeit (w/m/d)
Bei uns haben Sie die Chance das neu gegründete Institut für nachhaltige Wasserstoffwirtschaft (INW) von Beginn an mit Ihren Ideen zu begleiten. Das INW bildet mit der H2-Demonstrationsregion das “Helmholtz-Cluster für nachhaltige und Infrastrukturkompatible Wasserstoffwirtschaft” (HC-H2). Hier werden wissenschaftliche Grundlagen im Bereich innovativer Wasserstofftechnologien gelegt, um Forschungs- und Entwicklungsansätze mit hohem Nachhaltigkeitspotential und attraktiven Wirtschaftlichkeitsaussichten voranzutreiben. Sie werden dem Institutsbereich Prozess- und Anlagentechnik für die chemische Wasserstoffspeicherung (INW-4) angehören. Das INW-4 befasst sich mit der Prozesssynthese und Validierung von Gesamtsystemen und Prozessen für die Herstellung und Nutzung von chemischen Wasserstoffspeichern. Wenn Sie Interesse an den Themen Energiewende, Nachhaltigkeit und chemische Wasserstoffspeicher haben, dann sind Sie hier in Ihrem Element. Werden Sie Teil des Teams und machen Sie die Welt ein Stück nachhaltiger!
Ihre Aufgaben
- Funktion der zentralen Schnittstelle für wissenschaftliche und administrative Anfragen im INW-4
- Selbstständige Erledigung allgemeiner administrativer Aufgaben für die Institutsbereichsleitung
- Eigenverantwortliche Büroorganisation
- Bearbeitung des Posteingangs und Erstellung geschäftlicher Korrespondenz
- Administrative Vor- und Nachbereitung von nationalen und internationalen Dienstreisen einschließlich Korrespondenz mit Antragstellern sowie Prüfung der Abrechnungsunterlagen auf Vollständigkeit
- Informations- und Terminmanagement, insbesondere die Planung, Überwachung sowie inhaltliche Vor- und Nachbereitung von Terminen
- Planung, Organisation und Begleitung von Sitzungen und wissenschaftlichen Veranstaltungen, Meetings und Kolloquien mit Gästen aus Politik Wirtschaft und Industrie
- Einholung von Angeboten bei externen Anbietern zu Bewirtungen, Hotelunterkünften usw.
- Unterstützung bei der Vor- und Aufbereitung von Vortragsmaterialien auch in englischer Sprache
- Führung des Protokolls bei strategischen internen und externen Leitungsabstimmungen
- Erstellung von Präsentationen sowie wissenschaftlichen und administrativen Statistiken in Microsoft Office und Smartsheet
- Unterstützung bei der Definition und Implementierung von Workflows und Arbeitsabläufen
Arbeitsfeld
Verwaltung
Art der Stelle
Teilzeit
Start ab
01.04.2025
Anstellungsdauer
befristet
Arbeitszeiten
29 Wochenstunden
Arbeitsplatzmodell
Hybrides Arbeiten
Ihr Profil
- Eine mit guten Ergebnissen abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung, alternativ ist auch ein Abschluss als staatlich anerkannte:r Fremdsprachensekretär:in (w/m/d) oder gleichwertige Qualifikation bzw. Nachweis der Englischkenntnisse (Mind. B2-Niveau) oder ein vergleichbarer Abschluss wünschenswert
- Fundierte Kenntnisse und Erfahrung in der selbstständigen Übernahme von Sekretariats- und Administrationsaufgaben
- Erfahrung in der Assistenz von Führungskräften/Leitungspositionen
- Absolute Zuverlässigkeit und verantwortungsbewusstes Arbeiten
- Offene und kommunikative Persönlichkeit
- Kundenorientiertes, professionelles und verbindliches Auftreten
- Organisationstalent; strukturiertes Arbeiten in Eigenverantwortung
- Flexibilität und Teamgeist
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Sicherer Umgang mit Microsoft Office
- Ausgeprägtes Interesse und Motivation den Institutsbereich mit aufzubauen und zu gestalten
Dieses Unternehmen zählt für besonderen Einsatz zu Standortmarketing & Mitarbeitergewinnung im Rahmen der jüwork-jülife.™ Kampagne für den Standort Jülich zu den Top Unternehmen 24.
Adresse Hauptsitz
Forschungszentrum Jülich
Wilhelm-Johnen-Straße
52428 Jülich
Kontakt (allgemein)
Kontakt (Personalabteilung)
Henning Eggert
Teamleitung Personalmarketing im Geschäftsbereich Personal
E karriere@fz-juelich.de
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Das bieten wir Ihnen
- Strukturiertes Onboarding
- Flexible Arbeitszeitmodelle
- Möglichkeit zum Homeoffice
- Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
- Exzellente wissenschaftliche Infrastruktur
- Beratungsangebote des Career Center & Postdoc Office
- Karriereplanung und Mentoring
- Möglichkeiten zur Fort- und Weiterbildung
- Vergütung und Sozialleistungen nach TVöD Bund
- Zusätzliche betriebliche Altersvorsorge
- 30 Tage Urlaub (bei Vollzeitbeschäftigung) & freie Brückentage
- Grüner Campus und Sportangebote
- Führungsleitbild und Kompetenzmodell
- Unterstützungsangebote für Führungskräfte
- Angebot jährlicher Orientierungsgespräche
- Interdisziplinäre und internationale Teams
- Förderung von Diversity & Inclusion
Jülich ist zu klein
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Das bietet Jülich für
*Die Einteilung von Menschen in Altersgruppen bietet eine sinnvolle Möglichkeit, Interessen und Aktivitäten besser zu organisieren und anzupassen. Dies ermöglicht, dass Gleichgesinnte mit ähnlichen Lebenserfahrungen und Bedürfnissen zusammenkommen, um soziale Interaktion und gemeinsame Aktivitäten zu fördern. Allerdings sollte beachtet werden, dass diese Einteilung nicht immer universell gültig ist, da wir Menschen unterschiedliche Interessen und Neigungen haben. Ein Kleinkind mag beispielsweise auch Spaß am Seniorenbingo haben. Trotzdem haben wir diese Aktivität nicht dort kategorisiert. Die Zuordnung dient lediglich als Orientierung!
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