Administrative:r Assistent:in (w/m/d)

– Selbstständige Erledigung allgemeiner administrativer Aufgaben für die Vorstandsvorsitzende
Terminmanagement mit Terminplanung und -koordination unter Berücksichtigung von Prioritäten sowie zeitlichen und logischen Zusammenhängen. Zudem Organisation von – Terminen und Veranstaltungen des Vorstandsbereichs und Vorbereitung entsprechender Unterlagen
– Betreuung und Weiterentwicklung des digitalen Ablagesystems zur Aufbereitung und Verfolgung termin- und themenrelevanter Unterlagen
– Planung sowie Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen im In- und Ausland
– Betreuung von nationalen und internationalen Gästen inklusive aktive Unterstützung der Reiseplanung sowie Prüfung der Abrechnungsunterlagen auf Vollständigkeit
– Bearbeitung, Aufbereitung und Verteilung der Eingangspost sowie eingehender Anfragen und Informationen in deutscher und englischer Sprache
– Erstellung und/oder Prüfung von allgemeinen Schriftstücken, Notizen und Präsentationen sowie interner und externer Korrespondenz (selbstständig und nach Vorgaben in Deutsch und Englisch)
– Verwaltung und Pflege von Kontaktdaten und anderen relevanten Informationen
– Enger fachlicher Austausch mit den anderen Vorstandssekretariaten, den Vorstandsreferent:innen, dem Vorstandsbüro sowie internen und externen Ansprechpersonen